+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Нужны ли живые документы при электронном документообороте

Нужны ли живые документы при электронном документообороте

Операторы электронного документооборота ЭДО уже целый год помогают компаниям осуществлять обмен электронными документами друг с другом. Для некоторых, например, обмен электронными счетами-фактурами уже стал естественной частью работы. Но, тем не менее, у представителей компаний бухгалтеров, делопроизводителей до сих пор есть множество вопросов о межкорпоративном электронном документообороте. Эти вопросы с определенной периодичностью звучат в интернете, во время переговоров или при встречах с заказчиками. Мы решили собрать самые распространенные вопросы, которые задают операторам ЭДО, и разом ответить на них.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Нужно ли распечатывать документы при электронном документообороте

Но и для малого бизнеса это тоже актуально. Электронный документооборот далее - ЭДО подходит всем. С внедрением ЭДО, ваша компания не зависимо от ее размеров приобретает такие преимущества, как:. Каждая компания может самостоятельно определить время перехода на электронный документооборот. Но не стоит забывать о требованиях контролирующих органов.

Например, число электронных документов, которыми предписано обмениваться с контролирующими органами, каждый год растет. В году стала обязательной электронная налоговая декларация по НДС. С она должна сопровождаться электронными же книгами покупок и продаж. Переход на электронный документооборот можно считать одним из конкурентных преимуществ бизнеса. Внимание к электронным документам со стороны контролирующих органов увеличивается год от года. Мало того, возрастает и число самих ведомств, которые начинают принимать электронные документы.

Некоторые из них пока только рекомендуют представлять документы в электронном виде, другие же в частности налоговая настроены решительно и не приемлют представления отчетности на бумаге. Собственно, к чему мы об этом? А к тому, что предпосылки для перехода на ЭДО налицо. И здесь дело не только в лояльном отношении государства к электронным документам. Дело и в том, что сами юридические лица — пусть и медленно, но верно — осваивают работу с электронными документами.

Тем не менее, каждая компания должна сама решить, готова ли она сейчас морально, материально, технически перейти на электронный документооборот.

Хочется также отметить: чем раньше вы перейдете на ЭДО, тем быстрее начнете извлекать выгоды от обмена электронными документами. А выгод действительно немало ;. В случае, если выбрали оператора ЭДО и готовы обмениваться первичными документами через веб-интерфейс -. Однако, если стоит задача автоматизации системы и работы с документами непосредственно в интерфейсе вашей учетной системы, используя сервисы двух и более операторов - рекомендуем проконсультироваться у интеграторов, имеющих опыт внедрения ЭДО в ERP-системы.

Переход на электронный документооборот целесообразен, когда он экономически выгоден. Для того, что бы рассчитать финансовую заинтересованность можно воспользоваться калькулятором, который находится на нашем сайте gardoc точка ru. После визуального отображения результатов ввода данных, можно принять обоснованное решение. Но к процессу перехода на электронный документооборот можно начинать готовиться прямо сейчас, независимо от срока самого перехода.

Но хочется еще дополнить - для принятия решения о переходе на ЭДО Вы можете проверить, кто из Ваших контрагентов уже сейчас работает с электронными документами, у кого есть возможность получать электронные документы и т.

Внизу главной страницы сайта Диадока есть раздел "Проверьте, кто из ваших контрагентов уже работает в Диадоке", для проверки контрагентов Вы можете загрузить туда файл со списком Ваших контрагентов и оценить, насколько Ваши контрагенты уже пользуются ЭДО. При выборе оператора ЭДО столкнулись с тем, что их достаточно много. При этом на первый взгляд они мало чем друг от друга отличаются. Так ли это? Как выбрать наиболее подходящего оператора ЭДО? Но это тема для другого разговора.

Если вы выбираете себе сервис для обмена электронными документами счетами-фактурами , которые в базовой функциональности действительно очень похоже, то вот наш главный совет: выбирайте под себя, опираясь на свои условия.

Кто-то предъявляет особые требования к безопасности, а кому-то нужна возможность множественной подписи. Мы вам поможем сформировать собственные требования по следующим пунктам:. Найдите ответы на эти вопросы, и выбрать оператора под себя станет проще. Чуть подробнее об этом мы уже рассказывали на семинаре Метод мультиварки: выбираем оператора документооборота".

Запись доступна для просмотра на нашем сайте. И еще один совет под финал: лучше выбрать оператора самому и сейчас, чем оказаться в ситуации, когда важные партнеры начнут настойчиво переводить вас на своих операторов. Такое тоже бывает. Выбрать оператора не проблема, важно — выбрать правильного. Нужно учесть два основных факта при выборе Оператора ЭДО: 1. Сведения об Операторе ЭДО, 2. Возможности системы Оператора ЭДО. Сеть доверенных операторов — добровольное объединение операторов электронного документооборота на основании п.

Оператор ЭДО должен иметь соответствующие лицензии в области выдачи сертификатов ЭП и средств криптографической защиты информации. Сведения о сертификатах и лицензиях должны быть опубликованы на сайте Оператора ЭДО. Реализованные и стабильно работающие крупные проекты являются визитной карточкой Оператора ЭДО. Оператор ЭДО должен иметь гибкую систему тарификации соответствующую потребностям заказчика.

Крупные компании, имеющие федеральные Бренды, дорожат своей репутацией, поэтому Оператор ЭДО Федерального уровня больше переживает за качество своего сервиса, чем его клиент. Следовательно, линия 8 — … должна существовать. Для наших клиентов работает федеральный контакт-центр, доступна линия Любой пользователь может дозвониться и получить качественный ответ, даже если находится в самой дальней точке России.

При начальном общении с персоналом Оператора ЭДО можно сразу сделать прогноз и вывод о возможной дальнейшей работе. Вопросы будут и юридические, и финансовые, и бухгалтерские, и технические, и организационные. Более того, Оператор сам будет направлять процессы в правильном направлении. Если сервис не предоставляет программный интерфейс API , или этот интерфейс функционально беден, то интегрировать его в корпоративную систему и решать все возникающие в реальной жизни задачи не получится.

Так же мы предлагаем технологию создания личных кабинетов контрагентов прямо на сайте заказчика. Если сервис имеет низкую производительность, работа с ним будет медленной и дискомфортной. При этом скорость отклика на действия пользователя остается стабильно высокой, это ценят наши клиенты. Не стоит ориентироваться только на цену, так как главной задачей является не приобретение сервиса Оператора ЭДО ради ЭДО, а организация нового способа передачи документов контрагентам по цене ниже, чем это сейчас стоит вам на бумаге.

В этой конференции уже задавали вопрос про работу с несколькими операторами - мы с коллегами уже рассказали про роуминг. Конечно, работая с одним и тем же оператором, вы получаете наиболее комфортный обмен - и вы и ваш контрагент получает одинаковую функциональность, разные фишки. Особенно это полезно, если между вами ходит какой-нибудь особенный документ, который может не понять другой оператор.

Но в целом не будет никаких проблем, если вы работаете с разными сервисами с помощью роуминга. Также возникает задача формирования бизнес-правил для автоматического выбора оператора для отправки документа, поскольку необходимо обеспечить промышленную производительность и исключить влияние человеческого фактора. Эта задача решена нами системно, в рамках интеграционного продукта TerraLink xDE.

Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи может осуществляться через одного или нескольких Операторов электронного документооборота. Взаимодействие с контрагентами разных операторов производится через так называемый роумиинговый обмен. На сегодняшний день РОСЭУ разработана технология обмена между операторами электронного документооборота далее - ЭДО и операторы ЭДО активно проводят доработку и тестирование своих систем на организацию роуминга между абонентами.

Для начала обмена с контрагентом в роуминге следует уточнить техническую возможность у своего оператора ЭДО, подать заявку на настройку роуминга и узнать ценовую политику для отправки документов в роуминг. Как правило, такие отправки тарифицируются по более высокой ставке. Новости про роуминг сейчас активно появляются у всех, можете просто посмотреть новостные ленты сайтов операторов.

Возможно между вашим оператором и оператором вашего контрагента роуминг уже работает. Поэтому каждому участнику обмена необходимо обратиться к своему оператору с просьбой включить роуминг.

После этого возможны два сценария. Если роуминг работает ранее был протестирован и соглашение заключено , то ваши операторы просто проведут настройку сервисов, после чего вы уже сможете начинать обмен.

Обычно этот процесс занимает не более 6 рабочих дней в Synerdocs именно так, у других операторов надо уточнять. А если роуминг не работает, то операторы будут все делать с нуля - тестовый обмен, заключат соглашение об обмене, согласуют стоимость услуг. После этого роуминг будет запущен и появится возможность обмена. На это потребуется более продолжительный срок. В любом случае: и вам и вашему контрагенту необходимо активно взаимодействовать со своим оператором для скорейшего появления роуминга.

Часто бывает так, что один оператор по разным причинам может тормозить процесс, без влияния со стороны абонента это может продолжаться очень долго. И пока это единственная серьезная проблема в развитии роуминга, операторы соперничают друг с другом, забывая о том, что межоператорское взаимодействие - это прежде всего развитие и расширение рынка. В таких случаях либо оператор все-таки идет навстречу абоненту, либо абонент просто меняет оператора. Как раз рассмотрим все те операторские "заморочки", которые вызывают заданные выше вопросы.

Заходите к нам на сайт, регистрируйтесь. Вебинар бесплатный. В первую очередь, определить ключевых контрагентов, типы документов и их количество.

Выявить готовность контрагентов, уточнить через какие сервисы операторов ЭДО они готовы обмениваться документами. Таким образом, вы действительно, выявите оператора, с которым нужно заключить договор.

Одна из трудностей, с которой сталкиваются компании при работе с сервисами двух и более операторов - использование нескольких интерфейсов в работе. В случае, большого числа числа документов - это крайне неудобно, влечет появление ошибок и увеличение времени на перенос информации из сервиса оператора в программу. При большом количестве документов автоматизация скорее данность, чем прихоть. Далее устанавливают на своих рабочих местах соответствующее программное обеспечение и начинают работать.

Принуждать переходить на электронную систему передачи счетов-фактур ни одна из сторон сделки не имеет права. Но проводить мероприятия по приглашению своих контрагентов, клиентов и партнеров к обмену электронными документами можно и нужно. Определенно, обмениваться электронными документами Вы сможете только с теми контрагентами, которые уже подключены к сервису обмена. Аналогично с социальными сетями: не имеет смысла регистрироваться, если там нет друзей.

Главная База знаний Аналитика Обмен электронными документами: Для некоторых, например, обмен электронными счетами-фактурами уже стал естественной частью работы. Но, тем не менее, у представителей компаний бухгалтеров, делопроизводителей до сих пор есть множество вопросов о межкорпоративном электронном документообороте. Эти вопросы с определенной периодичностью звучат в интернете, во время переговоров или при встречах с заказчиками.

Столы, заваленные толстыми папками с бумагами. Шкафы, заставленные ими же. Пыль, как ни старайся от нее избавиться. Да, так выглядит типичный отдел бухгалтерии,потому что там всегда много документов — любое движение денег, любая операция — должны быть учтены. Он подтверждает совершение операции. Федеральный закон о бухгалтерском учете требует хранить такие документы не менее 5 лет.

Электронные документы: нужна ли их распечатка?

Но и для малого бизнеса это тоже актуально. Электронный документооборот далее - ЭДО подходит всем. С внедрением ЭДО, ваша компания не зависимо от ее размеров приобретает такие преимущества, как:. Каждая компания может самостоятельно определить время перехода на электронный документооборот. Но не стоит забывать о требованиях контролирующих органов. Например, число электронных документов, которыми предписано обмениваться с контролирующими органами, каждый год растет.

Электронные документы и ЭП: что нужно знать бухгалтеру

С появлением электронных документов все стало гораздо интереснее. Во-первых, у бумажных документов появилась электронная копия , которая получается сканированием оригинала бумажного документа и хранится на компьютере, как правило, в формате tiff или jpeg. Во-вторых, стали появляться электронные документы — это документы, оригинал которых создается в электронном виде. Юридическую значимость документу придает электронная подпись, которая ставится на документ. Обоснование можно найти в самом определении электронного документа и электронной подписи. Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин , а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах п. Электронная подпись ЭП — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме подписываемой информации или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Электронный документооборот через АТИ-Доки
Документооборот активно переходит в виртуальную сферу.

Операторы электронного документооборота ЭДО уже целый год помогают компаниям осуществлять обмен электронными документами друг с другом. Для некоторых, например, обмен электронными счетами-фактурами уже стал естественной частью работы. Но, тем не менее, у представителей компаний бухгалтеров, делопроизводителей до сих пор есть множество вопросов о межкорпоративном электронном документообороте. Эти вопросы с определенной периодичностью звучат в интернете, во время переговоров или при встречах с заказчиками. Мы решили собрать самые распространенные вопросы, которые задают операторам ЭДО, и разом ответить на них. О том, нужно ли хранить бумажные копии документов, как обеспечивается шифрование данных и о чем важно знать при представлении электронных документов в суд , читайте ниже. Разумеется, нет. Обмен электронными документами с ФНС, по нашему мнению, наиболее правильный способ взаимодействия с этим ведомством.

Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС

Любая документация предназначена для фиксирования тех или иных событий. Просто изложенная на бумаге информация не имеет юридической силы. Несколько десятилетий назад на смену обычной была создана система электронного документооборота СЭД.

.

.

Электронная печать – это полный аналог так называемой живой печати. Система электронного документооборота Диадок — самый простой способ . Важно понимать, что обмен электронными документами возможен при.

Нужны ли живые документы при электронном документообороте

.

Обмен электронными документами: частые вопросы бухгалтеров

.

Нужны ли копии электронному документу

.

.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Александра

    Здравствуйте. Скажите по поводу прописки. Если временная просрочена уже долго сколько сейчас штраф грозит?

  2. Лукерья

    Проголосовав за Тараса

© 2018-2019 poplavsky.ru